課題山積の受発注業務、その改善・改革により利益をアップさせる方法は？

2020月4月13日

毎日、当たり前のように行われている受発注業務。電話やFAXで受けた注文を伝票に起こす、伝票に基づいて発送する、倉庫の在庫を管理し、足りなくなったら仕入れを行う、などの作業が伝票を介して休むことなく行われています。もちろん、これでも問題なく業務全体は活動します。しかし、その当たり前に目を向けることで、受発注業務の事務処理をより効率的かつ戦略的なプラットフォームに変えられることをご存じでしょうか？　実は、意外と簡単な方法で実現できるのです。

当たり前の業務こそ、見直す必要性がある

ほとんどの企業で古くから行われている受発注業務について、その課題を改めて考えてみましょう。意外な事実に気づくかもしれません。

受発注業務の流れを整理

大手のグループ企業や定期的に受発注が繰り返されている企業間では、受発注の情報がEDI（電子データ交換）によりデジタルでやり取りされています。しかし、企業全体で見ると、このようなケースはまだまだ少ないといえます。不定期な受発注が多い場合は、そもそもEDIのようなシステムを持つこと自体にコスト的な無理が生じてしまいます。

このような背景から、ビジネスの商取引においても「電話による受付」を行っている企業は多く、注文内容を聞き取りながらメモをするという作業が行われています。FAXで受注する場合も、手書きの申込書や発注書がまだまだ多いというのが実情です。電話やFAXで取引を進める場合、中小企業における企業間取引の受発注業務は、一般的に次のような流れです。

電話（聞き取りメモ）、FAX（受信トレーの確認）
在庫の確認、納期の回答
受注伝票に転記、システムに手入力
決裁印など
出荷伝票に転記、システムに手入力
商品発送の部署へ連絡
商品の発送

多くの企業で行われていることですが、ここで注意するべきは「人が介在する作業が多い」ということです。

毎日行われている業務に改善の必要性はない？

これらの業務は仕事上のルールに従ったものであり、長期にわたって継続されてきたものです。そのため、大きな改善点はないように思えてしまいます。しかし、実際はそうではありません。前述したEDIシステムによる電子商取引や、消費者と販売事業者の間で行われているBtoCのECサイトと比較すると、「伝票の起票」→「基幹システムへの手入力」のような、多くの二重作業が改善すべきポイントなのです。

さらに、「電話の聞き取りミス」や「基幹システムへの入力ミス」、「FAXの不具合」などが起きると作業のやり直しや、ミスを取り戻すための追加作業が積みあがっていきます。「書類の滞留や紛失」、「回覧ミス」などが原因で発送が遅れたり、在庫の確認に手間取ったりすると、納期の確定が難しくなったりすることもあるでしょう。FAX番号を間違える誤送信により、個人情報が漏えいする恐れもあります。

そのほか、取引先ごとに扱う商品や仕様が異なる、取引先に応じて価格が変化する、決済方法が指定されているなど、企業間の取引はとても煩雑な体系になっています。

実は、取引先も同じ悩みを抱えている

発注先の企業もまた、「業務の煩雑さ」や「二重作業」といったアナログな手法に人手を必要とすることに悩んでいます。発注の記録と管理、納品の管理、支払い手配など、受注者側と同じような「煩雑な業務」を抱えています。

EC化すると、業務の無駄をこれだけ減らせる

これらの業務をすべて、コンピュータとインターネットで遂行できたら、かなりの効率化、業務改善につながることは容易に想像できます。実際にどのような効果があるのか、まとめてみました。

1.人為的なミスの削減

まず、FAX受注における数値の読み取りミス、情報の脱落（型番の一部がないなど）、判読が不明による問い合わせ（発注者に電話で確認）といった不要なミス・作業がなくなります。社内的には、注文書（郵送、FAX、電話）を受注端末などへ手入力するときのミスがなくなります。

2.入力や付帯作業の縮小

受注内容を再入力する手間がなくなるだけでなく、帳票類の仕分けと一次保管、その整理やファイリング、書類の保管・管理などのコストを削減できます。帳票類はコピーを取ることが多いので、コピー用紙や出力機のコスト削減にもつながります。もちろん、これらの作業を行うスタッフの人件費も無視はできません。EC化によりスタッフの人数を減らせなかったとしても、受発注業務の軽減により、単調な作業ではなく生産的な業務により集中できます。たとえば、営業職の場合、見積書作成などのルーチンの取引処理ではなく、新規顧客の開拓により力を入れられます。

3.顧客ごとの設定を容易に行える

製造業では、似たような部品（商材）であっても仕様が微妙に異なるケースが多々あります。これらをすべて紙のカタログに掲載すると、取引先もその中から選ぶのに時間がかかり、場合によっては間違えた発注になってしまう可能性があります。EC化によりオンラインで受発注できるようにすれば、取引先ごと表示する商品を区別するなどの設定も容易に行えるようになります。

さらに発展、EC化による営業力・マーケティング力の強化

BtoBのEC化は、「顧客を増やすことにつながる」のも大きなメリットといえます。

BtoB ECによる営業間口の拡大

ECサイトとして広く告知し、その利便性から新規取引のきっかけをつくりやすい、ということもEC化のメリットの一つと考えられます。多様な決済方法を提供できるため、新規顧客とのミスマッチを減らし、顧客層を広げられます。例えば、クレジットカードに対応することで、小規模企業や個人事業主が利便性を感じてくれるかもしれません。ECで利用可能な売掛などの債権保証や請求業務の代行サービスもあるので、決済処理の付加価値化が図れます。

効率的なデータ管理やマーケティングへの応用

取引先のログイン履歴や受注記録などを分析することで、購買の傾向を探り、次の販促などに役立てられます。利用者の登録メールアドレスに販促情報を送信すれば、そのメールからURL（ECサイト）に誘導できます。期間限定の割引、閑散期の受注獲得など、テーマに応じた販促活動が行えます。

まとめ：受発注のEC化が業務改善だけでなく利益アップにつながる

「今のままでも問題ないから……」という考え方も、確かにあるかもしれません。しかし、アマゾンや楽天が急成長したのと同じことが、BtoBの世界でも起きています。BtoB ECを導入することで、業務の効率化と同時に、新規顧客の獲得も図れます。時代の変化を事業の成長へ繋げていくためにも、この機会にEC化について検討すべきかもしれません。

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参考：