「受発注業務があるから在宅勤務できない……」を解決するBtoB EC

2020月6月29日

受発注業務はFAXや電話での対応が必要になるため、会社に出社して仕事を進めるのが当たり前と考えている方が多いかもしれません。しかし、最近は受発注業務も在宅勤務で可能になる流れが進みつつあります。受発注業務と在宅勤務、これまで結びつかなかった両者をつなぐのはどのような方法でしょうか。

在宅勤務では受発注業務を進められない？

「受発注は会社の事務所、オフィスで行う業務」と考えている方がほとんどではないでしょうか。確かに、「受発注業務を在宅勤務で行う」という考え方は、あまり浸透しているとはいえないかもしれません。しかし近年、在宅勤務が注目されるようになり、さまざまな業務を在宅勤務で行う方法が模索されるようになっています。そもそも、なぜ在宅勤務が注目されるようになったのか、その理由から探っていきましょう。

在宅勤務という働き方が注目される理由

在宅勤務という働き方が特に注目されるようになったのは、政府が打ち出した「働き方改革」に企業が取り組むようになった頃からです。働き方の選択肢のひとつとして、在宅勤務にはさまざまなメリットがあると考えられるようになったためです。

総務省がとりまとめる情報通信白書においても、平成29年、平成30年、令和元年と、毎年のようにテレワークが取り上げられています。ICTを活用した柔軟な働き方として、在宅勤務・サテライトオフィス・モバイルワークの3形態は「働き方改革を実現するための切り札」と表現されています。オフィスでの勤務にはさまざまな制約がありますが、ICTの利活用によってテレワークを可能にすることで、ワークライフバランスの向上を目指すという考えです。

また、オフィスコストの削減、災害時の事業継続、家庭の事情で通勤が難しい人を在宅勤務にすることで、優秀な人材を確保できるといった会社側のメリットもあります。このような側面は「人材不足解消の一手」としても注目されています。

受発注業務は出社しないと難しい？

このように在宅勤務などテレワークが注目されるなか、「受発注業務は出社しないと遂行するのが難しい」という考え方が定着しています。一般的に、在宅勤務と結びつけて考えられる機会が少ない業務といえるでしょう。これには、次のような理由があると考えられます。

電話やFAXでの受発注処理が必要
受発注処理のツールとしてオフィスに設置されている機器を使っているため、リモートでの業務が不可能という理由です。「出社しなければ遂行できない業務」というイメージが根強いのは、こうした背景からきているといえます。
配送を兼ねたルートセールスをしている
配送とルートセールスを兼ねて取引先を訪問しているため、「受注するには客先を訪問する必要がある」という理由です。配送と受注を同時に行うスタイルになっているため、訪問が欠かせない状態になっているケースです。
対面営業で顧客を開拓している
新規顧客開拓の方法として、「訪問での対面営業しか手段を用意していない」という理由です。外回り営業の拠点として、いちど出社する必要があるケースです。

従来の考え方では、これらの理由は「当たり前のこと」であり、特に課題として取り上げられる機会はありませんでした。しかし、在宅勤務を推進しようとすると、それを阻む障害となってしまいます。これらの課題に対して、どのような解決方法があるのでしょうか？

受発注業務にBtoB ECを組み合わせると？

こういった課題に対する解決の糸口となるのが、インターネットを活用した企業間取引「BtoB EC」の導入です。受発注業務の在宅勤務化を阻んでいた要因として、FAXによる受注が主流だったことがあげられます。これをWebから受け付ける仕組みに変更すると、担当者が場所や時間を気にせずに受発注処理を行えるようになります。

在宅勤務化という面で見ると、これだけでも大きく前進しているといえます。さらに、効率化も推し進めることが可能です。受発注の仕組みを基幹システムと連動させることで、受け付けた注文データをそのまま反映させる仕組みを作ることも可能となります。受発注の自動化を図りながら、社内リソースの動き、在庫状況との照らし合わせ、売上や売れ筋の動向把握といった経営戦略に直結させることもできます。

このように、受発注業務に「BtoB EC」を組み合わせると、働き方改革の推進や大幅な業務効率化など、EC化によるさまざまなメリットを受けられます。EC化することで生まれる一般的なメリットは、次のような点です。

受注業務の負荷軽減
見積もり作成や在庫管理などの自動化・省力化により多くの業務の作業負荷を軽減できます。
標準化によるミス防止
ツールを使うことで標準化が進められ、同時にヒューマンエラーの防止につなげられます。
問い合わせ対応の削減
ECサイト上に情報を掲載しておくことで、従業員の問い合わせ対応時間を削減できます。サイト上に設置できるチャットボットや問い合わせの多い在庫情報や標準納期の情報をサイトに掲載しておくことで、対応する時間の大幅な削減が期待できます。
新規顧客の開拓
口頭説明による営業活動に比べて、ECサイトを見せながらの商談が可能になるため、新規顧客の開拓に有利になります。また、ネット検索からの流入も期待できます。

BtoBにおけるEC化の流れとメリットについては、こちらの記事でも詳しく紹介しています。あわせてご覧ください。

＜一緒に見ておきたい記事＞：「BtoB ECの市場規模は拡大の一途、その市場動向と形態、特徴は？」

BtoB ECを利用した在宅勤務のメリット

受発注業務にBtoB ECを導入すると、業務を遂行する場所が限定されなくなります。これにより、受発注業務に次のような可能性を見出せるようになります。

サイトで受注するため出社せずに業務を遂行可能
Web上での操作になるため、どこからでもアクセスでき、在宅勤務が可能となります。
取引先も時間と場所を選ばずに発注できる
取引先にとっても、いつでも、どこからでも発注できる仕組みになるため、利便性と顧客満足度が向上します。
在庫や出荷状況の確認、見積書の発行が可能
取引先が直接ECサイト上で在庫や出荷状況を確認でき、その場で見積書を発行することも可能になるため、急ぎの発注にも応えられるという満足度につながります。
営業部門もモバイルワークを導入しやすい環境に
見積書の自動発行やWeb上での受注処理により、受発注業務の担当者だけでなく、自社の営業部門もオフィスに縛られる要因が少なくなります。これにより、営業のモバイルワークも導入しやすい環境を構築することができます。
Web上で集客できるため、インバウンドでの新規開拓にもつながる
Web上での会員登録を受け付けたり、新商品を案内したりできるため、アウトバウンドの営業活動圏外からの新規問い合わせを獲得できる可能性があります。そのため、新規開拓の効率向上が望めます。

さらに、在宅勤務に注目すると、次のようなメリットもあげられます。

通勤や移動によるコストを削減
会社が負担する通勤や移動のための費用がなくなるため、コストを削減できます。従業員にとっても通勤による肉体的・精神的なストレスから解放されるメリットがあります。
良質な人材の確保
育児や介護のため出社勤務が難しい人が、在宅勤務であれば働けるようになります。こういった理由により、これまでは見送らざるを得なかった優秀な人材を確保できる可能性が広がります。
事業継続性の確立
自然災害や交通機関のトラブルにより出社できない状況になったときも、情報をクラウド上で管理することで、業務遂行に与える影響を抑えることができます。このように、在宅勤務は事業継続性の確立にもつながります。

このように考えていくと、受発注業務は在宅勤務に適した業務とも考えられます。ただし、それを実現するには「BtoB ECの導入」が必須条件となります。

まとめ：進む在宅勤務の導入とBtoBのEC化

これまで、在宅勤務の可能性を考える機会が少なかった「受発注業務」について、BtoB ECの導入により問題解決を図る方法をご紹介しました。近年、BtoB ECの導入率は急速に伸びています。BtoB ECは数多くのメリットを生み出すシステムで、「働き方改革」と「デジタル化」が推奨される昨今、大きな注目を集めている存在です。この機会に、BtoB ECの導入により、受発注業務を在宅勤務で行える環境を構築してみてはいかがでしょうか。