受注管理とは？業務の流れから課題、効率化の方法まで分かりやすく解説

受注管理とは？

受注管理とは、顧客から商品やサービスの注文を受けてから、実際に納品し、代金を回収するまでの一連のプロセスを管理する業務を指します。単に注文を受けるだけでなく、その後の在庫確認や出荷指示、請求書発行といった多岐にわたる業務が含まれます。この一連の流れを正確かつスムーズに行うことが、企業の信頼性や顧客満足度に直結します。

受注から納品までを管理する重要な業務

受注管理の範囲は、見積書の作成から始まります。まずは、顧客からの問い合わせに対して適切な価格と納期を提示し、合意形成を図ります。契約が成立したら正式に受注処理を行い、製造、倉庫、経理といった、社内の関連部署へ情報を正確に伝達します。その後、在庫の引き当てと出荷指示を行って、商品を納品します。最後に請求書を発行し、入金を確認するまでが受注管理の役割です。これらのプロセスが一つでも滞ると、納期遅延や誤出荷といったトラブルにつながる恐れがあります。

受注管理がビジネスにおいて重要視される理由

受注管理は、単なる事務作業ではなく、企業の売上と利益の根幹となる業務です。適切な受注管理を行うことで、キャッシュフローの正常化、顧客満足度の向上、そして販売機会の損失防止といった多くのメリットが生まれます。逆に管理体制がずさんだと、誤った商品の発送や請求漏れが発生し、企業の信用を大きく損なう事態になりかねません。正確なデータ管理を通じて経営状況を可視化し、迅速な意思決定を支援するという点でも、受注管理の重要性は非常に高いと言えます。

受注管理の主な業務フロー

受注管理は、複数のステップを経て完了します。ここでは、一般的なBtoB取引における業務フローを5つの手順に分けて解説します。各ステップの役割を理解し、自社の業務プロセスと照らし合わせてみましょう。

ステップ1：見積書の作成と提出

顧客から商品やサービスに関する問い合わせを受けたら、最初に行うのが見積書の作成です。顧客の要望に応じて、商品名・数量・単価・合計金額・納期などの情報を記載し、提出します。とくに新規顧客やカスタム製品の場合は、価格交渉や仕様の確認など複数回のやり取りが発生することも少なくありません。この段階で、双方の認識に齟齬がないよう、丁寧なコミュニケーションを取ることが重要です。

ステップ2：受注処理と注文請書の発行

顧客が見積内容に合意し、正式な発注の意思表示（注文書の受領など）をしたら、受注処理を行います。社内の販売管理システムやExcelの管理表に、顧客情報・受注日・商品内容・金額・納期といった詳細な情報を正確に入力します。この入力データが、後続のすべての業務の基礎となります。また、受注処理と同時に注文を確かに受け付けたことを証明する「注文請書」を発行し、顧客に送付することが一般的です。

ステップ3：在庫確認と出荷指示

受注データを基に、倉庫の在庫状況を確認します。注文された商品の在庫が十分にある場合は、出荷部門に対してピッキングや梱包の指示を出します。もし在庫が不足している場合は、製造部門に生産を依頼する、または仕入先に発注を行う必要があります。この在庫確認と納期調整は、顧客との約束を守るうえで極めて重要なステップです。

ステップ4：納品と請求処理

出荷準備が整ったら、商品を顧客へ納品します。納品が完了したタイミングで、売上を計上し、経理部門が請求書を作成・送付します。請求書には、納品した商品の明細・金額・支払期日などが明記されます。この際、納品書と請求書の内容が、受注データと一致しているかを厳密に確認することが重要です。

ステップ5：代金回収とアフターフォロー

請求書に記載された支払期日までに、顧客からの入金があったかを確認します。入金が確認できたら、一連の受注プロセスは完了となりますが、万が一期日を過ぎても入金がない場合は、督促の連絡を行う必要があります。また、納品後に製品の不具合や使用方法に関する問い合わせがあれば、カスタマーサポート部門と連携して対応するなど、アフターフォローも受注管理の一環と言えます。

受注管理でよくある3つの課題

多くの企業で受注管理は行われていますが、その方法によっては様々な課題が生じます。ここでは、とくに多くの企業が直面しがちな3つの代表的な課題について解説します。これらの課題は、業務の非効率化や顧客満足度の低下に直結するため、早期の対策が求められます。

課題1：属人化による業務のブラックボックス化

特定の担当者しか業務の進め方や詳細を把握していない「属人化」は、受注管理における深刻な課題の一つです。長年の経験を持つ担当者の頭の中にしかノウハウがない状態では、その担当者が不在の際に業務が滞ってしまいます。また、業務プロセスが可視化されていないため、問題点を発見しにくく、改善が進まない原因にもなります。最悪の場合、担当者の急な退職や異動が、事業継続のリスクにさえなり得ます。

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課題2：手作業による入力ミスや確認漏れの発生

電話やFAXで受けた注文内容をExcelやシステムに手作業で入力している場合、人的ミスは避けられません。商品コードの打ち間違いや数量の誤入力、顧客情報の転記ミスなど、単純なミスが誤出荷や請求間違いといった大きなトラブルに発展する可能性があります。また、複数の担当者が同じファイルにアクセスすることで、最新情報の更新漏れや二重入力といった問題も発生しやすくなります。

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課題3：部署間の情報共有不足によるタイムラグ

受注管理は、営業・経理・倉庫・製造など、多くの部署が関わる業務です。部署ごとに異なる方法で情報を管理していると、リアルタイムでの情報共有が難しくなります。たとえば、営業担当者が受注した情報を円滑に倉庫担当者に伝えられなければ、そのぶん出荷準備が遅れてしまうのです。結果として納期遅延や在庫管理の不整合を引き起こし、機会損失や顧客からの信頼低下につながる可能性があります。

主な受注管理の方法を比較

受注管理の方法は、大きく分けて「Excel（エクセル）での手動管理」と「受注管理システムの活用」の2つがあります。それぞれにメリットとデメリットが存在するため、自社の事業規模や業務内容に合わせて最適な方法を選択することが重要です。

管理方法	主なメリット	主なデメリット
Excelでの管理	導入コストが低い 多くの人が操作に慣れている	属人化しやすい リアルタイム性に欠ける 人的ミスが発生しやすい
受注管理システム	業務の自動化・効率化 情報の一元管理とリアルタイム共有 人的ミスの削減	導入・運用コストがかかる 操作に慣れる時間が必要

Excel（エクセル）での手動管理

多くの企業、とくに事業開始間もない中小企業で採用されているのが、ExcelやGoogleスプレッドシートをもちいた管理方法です。既に導入されているソフトウェアであるため追加コストがかからず、多くの従業員が基本的な操作に慣れているため、手軽に始められるのが最大の利点です。受注一覧表を作成し、顧客名・商品・数量・納期などを入力して管理します。

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受注管理システムの活用による自動化

受注管理システムとは、受注から納品、請求までの一連の業務プロセスを一元的に管理・自動化するために設計された専門のソフトウェアです。手作業で行っていたデータ入力を自動化したり、在庫情報をリアルタイムで連携することで、業務の大幅な効率化と人的ミスの削減を実現します。クラウド型のサービスも多く、場所を選ばずにアクセスできる点も特徴です。

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受注管理システムを導入する4つのメリット

Excel管理の限界を克服し、より高度な受注管理を実現するのが受注管理システムです。システムを導入することで、単にミスが減るだけでなく、組織全体の生産性向上や経営戦略にも貢献するなど、多くのメリットが期待できます。

メリット1：業務効率化による生産性の向上

受注管理システムは、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記、書類作成といった定型業務を自動化できます。担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。結果として、残業時間の削減や人件費の抑制にもつながり、組織全体の生産性向上が期待できます。

メリット2：人的ミスの削減によるサービス品質の安定

システムによる自動処理は、手作業に比べて圧倒的に正確です。受注データの自動取り込みや在庫情報との連携により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。これにより、誤出荷や請求ミスなどのトラブルが大幅に減少し、安定したサービス品質を提供できるようになるため、顧客満足度の向上にもつながります。

メリット3：リアルタイムな情報共有の実現

受注管理システムを導入すると、受注情報・在庫情報・出荷状況といった関連データが１つのプラットフォームに集約されます。全部門の担当者が常に最新の情報をリアルタイムで共有できるため、部署間の連携もスムーズになります。たとえば、営業担当者は外出先からでも最新の在庫状況を確認でき、顧客に対して正確な納期回答を即座に行うことが可能です。

メリット4：蓄積されたデータの分析によって経営判断へ活用できる

システムには、過去の受注データが正確に蓄積されていきます。これらのデータを活用することで、「どの商品が」「いつ」「どの顧客に」売れているのかを多角的に分析できます。売れ筋商品の特定や需要予測、顧客ごとの購買パターンの分析などが可能になり、効果的な販売戦略の立案や、経営層の迅速な意思決定を支える貴重な情報となります。

自社に合った受注管理システムの選び方

受注管理システムの導入を成功させるためには、数ある製品の中から自社の課題や目的に合ったものを選ぶことが重要です。ここでは、システム選定時に確認すべき4つの重要なポイントを解説します。

自社の業種や事業規模との適合性を確認する

受注管理の業務フローは、業種や企業規模によって大きく異なります。たとえば、BtoB取引が中心の卸売業と、BtoCのECサイトでは、必要とされる機能が全く違います。自社と同じ業種、または同程度の規模の企業への導入実績が豊富なシステムを選ぶことで、業界特有の商習慣に対応しやすく、導入後のミスマッチを防ぐことができます。

課題解決に必要な機能が搭載されているか見極める

「なぜシステムを導入したいのか」という目的を明確にし、現状の課題を解決するために必要な機能は何かを洗い出しましょう。たとえば、「入力ミスを減らしたい」のであればデータの自動取り込み機能が、「在庫管理を正確にしたい」のであればリアルタイムの在庫連携機能が必須です。多機能なシステムほど高価になる傾向があるため、不要な機能はそぎ落とし、コストパフォーマンスを見極めましょう。

既存の他システムとスムーズに連携できるか確認する

多くの企業では、会計システムや販売管理システムやECカートシステムなど、既になんらかの業務システムを運用しています。そのため、新たに導入する受注管理システムが、これらの既存システムとスムーズにデータ連携できるかは、非常に重要なポイントとなるでしょう。もし連携ができなければ、結局はシステム間でデータを手作業で転記する必要が生じ、導入効果が半減してしまいます。導入効果を最大化するためにも、API連携の可否などを事前に確認しましょう。

トラブル発生時のサポート体制は充実しているか確認する

システムは導入して終わりではありません。運用中に操作方法で不明な点が出てきたり、予期せぬシステムトラブルが発生する場合もあります。そのような場合に、電話やメールで迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかを確認しましょう。導入時の初期設定を支援してくれるサービスや、定期的な勉強会を実施しているベンダーを選ぶと、より安心して運用を開始することができます。

まとめ

受注管理は、企業の売上を支え、顧客との信頼関係を築くうえで欠かせない重要な業務です。本記事では、受注管理の基本的な業務フローから、Excel管理とシステム管理のメリット・デメリット、そして自社に最適なシステムの選び方までを解説しました。

もし現状の受注管理に課題を感じているのであれば、それは業務プロセスを見直す良い機会です。本記事を参考に、自社の状況に合った最適な管理方法を検討し、業務の効率化とサービス品質の向上を実現してください。