在庫管理をエクセルで始める方法！すぐに使えるテンプレートと作り方を解説

事業を運営するうえで、商品の数を正確に把握する「在庫管理」は非常に重要です。適切な在庫管理を行うことで、欠品による販売機会の損失を防ぎ、過剰な在庫を抱えることによるキャッシュフローの悪化も回避できます。しかし、高価な在庫管理システムの導入は、とくに小規模なビジネスにとっては大きな負担となる場合があります。

そこで役立つのが、多くのパソコンに標準搭載されている「Excel」です。Excelを使えば、コストをかけずに、自社に最適な在庫管理の仕組みを構築できます。

この記事では、Excelで在庫管理を始めたい方に向けて、具体的なメリット・デメリットや管理表の作成方法、便利な関数の使い方、さらに運用を成功させるためのポイントまで、分かりやすく解説します。

1.Excelで在庫管理を行う3つのメリット

Excelでの在庫管理には、多くの企業にとって魅力的なメリットがあります。とくに、これから在庫管理を始める、あるいは改善したいと考えている場合に適しています。

専用システムが不要でコストもかからない

最大のメリットは、コストを大幅に抑えられる点です。 在庫管理専用のシステムを導入する場合は初期費用や月額の利用料が発生しますが、すでに業務でExcelを利用している企業であれば追加費用はかかりません。
事業を始めたばかりで大きな投資が難しい場合や、まずは低コストで在庫管理を試してみたい場合にも最適です。

操作に慣れている人が多く導入しやすい

Excelは、多くのビジネスパーソンにとって馴染みのあるツールです。 そのため、新しいシステムの操作方法を一から覚える必要がなく、スムーズに導入を進めることができます。基本的な入力や計算の知識があれば誰でも扱えるため、担当者の引き継ぎが容易である点もメリットです。

自社の運用に合わせてカスタマイズできる

Excelの在庫管理表には、決まったフォーマットがありません。そのため、自社が管理したい項目（例：商品コード、商品名、仕入先、入庫日、出庫数、担当者名など）を自由に追加し、オリジナルの管理表を作成できます。事業の成長や取扱商品の変化に合わせて、柔軟にフォーマットを変更できるの点も大きな強みです。

2.Excelで在庫管理を行う際のデメリットと注意点

手軽に始められるExcelでの在庫管理ですが、メリットだけではありません。運用を始めてから後悔しないために、デメリットや注意点も理解しておくことが大切です。

データ量が増えるとファイルが重くなる

Excelは表計算ソフトであり、大量のデータを扱うデータベース専門ソフトではありません。 取扱商品数や日々の入出庫データが増えるにつれて、ファイルの容量が大きくなり、開くだけで時間がかかったり、計算に時間がかかってフリーズしてしまったりすることもあります。業務効率を上げるための管理表が、かえって作業のボトルネックとなる可能性があります。

複数人での同時編集には向いていない

デスクトップ版のExcelファイルは、原則として複数人が同時に開いて編集・保存することができません。 誰かがファイルを開いていると、他の人は閲覧のみとなり、入力作業を待たなければなりません。これにより、リアルタイムでの在庫状況の共有が難しくなり、「他の人が入力しているだろう」といった思い込みから入力漏れが発生する原因にもなります。

入力ミスや関数の破損が起こりやすい

在庫数は手入力で更新するため、どうしても入力ミスや変換ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。また、数式が入ったセルに誤って数値を直接入力してしまい、自動計算の機能が壊れてしまうことも少なくありません。こうした小さなミスが積み重なると、実際の在庫数とデータが一致しなくなり、在庫管理全体の信頼性が損なわれてしまいます。

3.【実践】Excel在庫管理表の作り方

それでは、実際にExcelで在庫管理表を作成する手順を見ていきましょう。
管理方法には大きく分けて2つのタイプがあります。自社の商品の特徴や管理したい内容に応じて、適切な方法を選びましょう。

在庫管理に必要な基本項目を洗い出す

まず、どのような情報を管理したいのかを明確にします。自社の業務に合わせて必要な項目を決めますが、一般的には以下の項目が含まれていると良いでしょう。

パターン1：商品ごとに管理する「単表タイプ」

「単表タイプ」は、1つの商品に対して1枚のシート（または1つの表）で管理する方法です。 紙の在庫管理カードのようなイメージで、特定商品の詳細な入出庫履歴を追いやすいのが特徴です。

この方法はシンプルで分かりやすく、Excelに不慣れな人でも扱いやすいメリットがあります。

パターン2：一覧で全体を把握する「在庫移動表タイプ」

「在庫移動表タイプ」は、1枚のシートにすべての商品の在庫状況を一覧でまとめる方法です。 どの商品がどれだけあるか、全体の在庫を俯瞰して把握したい場合に適しています。

このタイプは、複数商品の在庫をまとめて管理できるため効率的ですが、取扱商品数の増加･在庫管理期間の経過とともに表が縦横に長くなり、管理が煩雑になる可能性があります。

4.在庫管理を効率化する便利な関数5選

Excelの関数を活用することで、手入力によるミスを減らし、在庫管理を大幅に効率化できます。ここでは、とくに役立つ5つの関数や機能を紹介します。

条件によって表示を変える「IF関数」

IF関数は、設定した条件を満たすかどうかで表示する内容を変えられる関数です。 たとえば、「在庫数が10個以下になったら『発注要』と表示する」といったルールを設定できます。

商品コードから情報を自動入力する「VLOOKUP関数」

VLOOKUP関数は、指定したコードに対応するデータを別の一覧表から探し出し、自動で入力できる非常に便利な関数です。 たとえば、入出庫を入力するシートで商品コードを入力するだけで、商品名をマスタシートから自動で表示できます。

特定商品の入出庫だけを合計する「SUMIF関数」

SUMIF関数は、指定した条件に一致するデータだけを合計する関数です。 たとえば、別シートに記録した日々の入出庫履歴から、特定の商品コードの入庫合計数や出庫合計数だけを抜き出して計算したい場合に役立ちます。

入力ミスを防ぐ「データの入力規則」

これは関数ではありませんが、入力ミスを防ぐために非常に有効な機能で、セルの入力形式を制限できます。たとえば、「商品コード」のセルをあらかじめ登録したリストからしか選べない「プルダウンリスト」に設定できます。

これにより、存在しない商品コードの入力を防いだり、担当者名をリストから選択できるようにすることで、表記揺れのない正確なデータ入力を徹底できます。

関数や数式の基本「四則演算」

在庫管理の基本は、足し算と引き算です。「=C2+D2」のようにセル番地を使って計算式を入力すれば、Excelが自動で計算してくれます。在庫数の計算（繰越在庫＋入庫数－出庫数）など、基本的な計算に欠かせない知識です。

5.失敗しない！エクセル在庫管理の4つの運用ポイント

便利な在庫管理表を作成しても、その後の運用がうまくいかなければ意味がありません。
Excelでの在庫管理を成功させるために、以下の4つのポイントをしっかり実践しましょう。

誰がいつ何を入力するのかルールを決める

最も重要なのは、運用ルールを明確に定めることです。 「商品が入荷したら、検品担当者がその日のうちに入力する」「出荷時は、梱包担当者が伝票番号と一緒に出庫数を記録する」など、5W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように）を具体的に決め、関係者全員で共有しましょう。ルールが曖昧だと、入力漏れや二重入力の原因になります。

定期的にバックアップを取る習慣をつける

Excelファイルは、誤った操作やパソコンの不具合で破損したり、消えてしまうリスクがあります。 大切な在庫データを失わないために、定期的なバックアップは欠かせません。「毎日業務終了時にバックアップ専用フォルダにコピーする」「週に一度、外付けHDDに保存する」など、バックアップのルールも決めておきましょう。

「シートの保護」機能で数式を守る

せっかく設定した計算式や関数を、誤って他の人が消したり上書きしたりするのを防ぐために、「シートの保護」機能を活用しましょう。入力が必要なセルだけを編集可能にし、数式が入っている重要なセルはロックをかけることができます。これにより、意図しないトラブルを防ぎ、管理表の正確性を保つことができます。

クラウド版Excelの活用を検討する

複数人での管理を少しでもスムーズにしたい場合は、GoogleスプレッドシートやMicrosoft 365のExcel Onlineといったクラウドサービスを利用するのも有効な手段です。 これらは複数人が同時にアクセスして編集できるため、デスクトップ版Excelのデメリットをある程度カバーできます。データはクラウド上に保存されるため、パソコンの故障時にも安心です。

6.Excelでの管理に限界を感じたら

在庫管理システムへの移行を検討する

取扱商品数が数百、数千点に増えたり、複数の倉庫や店舗で在庫を管理する必要が出てきたりすると、Excelでの管理は非常に煩雑になり、ミスも増えやすくなります。 また、リアルタイムでの在庫引き当てが必要なECサイト運営などでは、情報の更新ラグが致命的な問題（売り越しなど）につながることもあります。

このような課題を解決するのが、専用の「在庫管理システム」です。バーコード連携による入力自動化、複数拠点在庫の一元管理、販売管理システムとの連携など、Excelにはない高度な機能で、より正確で効率的な在庫管理を実現できます。

自社に合ったシステムの選び方

在庫管理システムには、さまざまな種類があります。クラウド型で低コストから始められるもの、特定の業種（アパレル、食品など）に特化したものなど多岐にわたるため、自社の規模や業種、予算、そして解決したい課題を明確にし、最適なシステムを選ぶことが大切です。多くのシステムで無料トライアルが提供されているため、実際に試してみて操作性を確認するのがオススメです。

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7.まとめ

Excelを使った在庫管理は、コストをかけずに始められ、自社の運用に合わせて柔軟にカスタマイズできる優れた方法です。本記事で紹介した管理表の作成方法や便利な関数を活用すれば、日々の在庫管理業務を大幅に効率化できるでしょう。

ただし、データ量の増加や複数人での管理には限界があるのも事実です。まずはExcelで在庫管理の基本を確立し、事業の成長に合わせて在庫管理システムへの移行を検討するなど、常に最適な管理方法を模索していくことが重要です。