受発注業務のペーパーレス化は必須！導入のメリットと具体的な進め方を解説

目次

• 受発注業務のペーパーレス化が急がれる背景
• 受発注業務をペーパーレス化する6つのメリット
• 受発注業務をペーパーレス化する際のデメリットと注意点
• 受発注業務をペーパーレス化する具体的な方法
• 受発注システム導入でペーパーレス化を成功させる手順
• 【事例紹介】ペーパーレス化による成功事例
•  まとめ

受発注業務のペーパーレス化が急がれる背景

なぜいま、多くの企業が受発注業務のペーパーレス化を急いでいるのでしょうか。その背景には、社会や法制度の変化、そして企業が抱える普遍的な課題があります。

課題	紙ベースの問題点	ペーパーレス化で解決すること
働き方	書類確認のための出社が必須	どこからでもデータにアクセス可能
法対応	紙と電子の二重管理で煩雑化	電子データで一元管理し、法要件に対応
コスト	印刷費、郵送費、保管費などが発生	物理的なコストを大幅に削減
生産性	手作業による入力や検索に時間がかかる	データ検索や共有が瞬時にでき、コア業務に集中できる

多様な働き方への対応

新型コロナウイルス禍以降、リモートワークは多くの企業で導入される働き方になりました。しかし、紙の注文書・発注書やFAXを受け取るために出社が必要な状況では、柔軟な働き方の実現は困難です。ペーパーレス化によって書類を電子データで扱えるようになれば、場所を選ばずに業務を遂行でき、多様な働き方に対応した環境を構築できます。

電子帳簿保存法への対応

2022年1月に改正された電子帳簿保存法により、電子取引で受け取った書類（PDFの見積書や発注書など）は、電子データのまま保存することが義務化されました。
紙と電子データが混在する管理は非常に煩雑であり、業務負荷を増大させます。この法改正を機に、紙の書類もまとめて電子化し、一元管理できる体制を整える必要性が高まっています。

コスト削減と生産性向上の必要性

企業が持続的に成長するためには、コスト削減と生産性向上は不可欠です。紙の受発注業務には、紙代、インク代、印刷代、郵送費、保管スペースの賃料など、さまざまなコストが発生します。また、手作業による入力や確認、書類探しに費やす時間は、本来注力すべきコア業務の時間を奪い、生産性を低下させる大きな要因となっています。なにより、人手不足が社会問題となる昨今、手間を省くことは最重要課題とも言えるでしょう。
ペーパーレス化は、これらのコストと無駄な時間を削減し、企業の競争力を高めるための重要な一手です。

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受発注業務をペーパーレス化する6つのメリット

受発注業務をペーパーレス化することは、単に紙をなくす以上に、多くのメリットを企業にもたらします。ここでは、代表的な6つのメリットを解説します。

メリット01：業務効率の大幅な向上

ペーパーレス化によって、これまで手作業でだった業務の多くを自動化・効率化できます。たとえば、紙の注文書を見ながらシステムに手入力する作業は、ミスが発生しやすく時間もかかります。
受発注システムを導入すれば、取引先が入力した注文データが自動で反映されるため、転記作業そのものが不要です。また、過去の取引履歴を探す際も、大量のファイルから探し出す手間がなくなり、キーワードで瞬時に検索できるようになります。

メリット02：人件費や印刷費などのコスト削減

ペーパーレス化は、直接的なコスト削減に大きく貢献します。紙やインク、トナーの購入費用、プリンターのリース・維持費、書類を郵送するための通信費や人件費、そして膨大な書類を保管するための倉庫やキャビネットの費用などが不要になります。
これらのコストは1つひとつは小さくても、年間で見れば大きな金額です。

メリット03：保管スペースの削減とオフィスの有効活用

法律で義務付けられている7年間の帳票類の保存は、企業にとって大きな負担です。紙で保管する場合、オフィス内に広い保管スペースを確保するか、外部の倉庫を借りる必要があります。
ペーパーレス化すれば、これらの物理的な保管スペースが不要になり、オフィスをより広く、有効に活用できます。空いたスペースを会議室やリフレッシュスペースに転用し、従業員の働きやすい環境づくりにつなげることも可能です。

メリット04：セキュリティの強化とコンプライアンス対応

紙の書類は、盗難や紛失、第三者による不正な閲覧のリスクが常に伴います。ペーパーレス化し、データにアクセス権限を設定することで、役職や担当者に応じて閲覧・編集できる情報を制限することが可能です。
これにより、内部からの情報漏洩リスクを低減できます。また、誰がいつデータにアクセスしたかのログも記録されるため、不正利用の牽制や追跡調査も可能です。さらに、データはクラウド上などにバックアップを取ることで、火災や地震などの災害時における事業継続計画（BCP）対策としても有効です。

メリット05：人的ミスの削減と業務品質の向上

電話やFAXでの注文では、「聞き間違い」や「読み間違い」、システムへの「入力ミス」といったヒューマンエラーが起こりがちです。これらのミスは、誤出荷や納期遅延などのトラブルに直結し、顧客満足度の低下を招きます。
受発注システムを通じてデータをやり取りすることで、こうした転記ミスや手作業によるミスを防ぎ、業務の正確性と品質を向上させることができます。

メリット06：人手不足対策や採用活動につながる

いまや社会問題となっている人手不足。対策を急いでいる企業も多いでしょう。受発注業務のペーパレス化は、人手不足や採用対策としても有効です。業務効率化が実現できれば、人件費削減はもちろん、少ない人数でも運営が可能となり、新たに人を雇う必要がなくなります。
また、コア業務に集中できる環境整備やオフィスの有効活用は、従業員の「やりがい」につながり、採用活動もしやすくなります。

受発注業務をペーパーレス化する際のデメリットと注意点

多くのメリットがある一方で、ペーパーレス化には注意すべき点も存在します。事前にデメリットを理解し、対策を講じることが成功の鍵です。

デメリット・注意点	対策
初期コスト	費用対効果を試算し、長期的な視点で投資を判断する。
ITリテラシー	操作しやすいシステムを選定し、十分な研修やサポートを行う。
取引先の協力	取引先のメリットも伝え、丁寧に理解を求める。段階的な移行を検討する。

システム導入に伴う初期コスト

ペーパーレス化を実現するためには、受発注システムやスキャナー、OCRツールなどの導入に初期費用がかかります。また、システムの月額利用料などのランニングコストも発生します。
しかし、長期的に見れば、コスト削減効果がこれらの導入・運用コストを上回ることが期待できるので、費用対効果をしっかりと試算し、計画的に投資することが重要です。

ITリテラシーによる定着の壁

新しいシステムの導入は、従業員にとって一時的な負担となる場合があります。とくに、これまで長年、紙ベースの業務に慣れ親しんできた従業員にとっては、操作方法を覚えることに抵抗を感じるかもしれません。
全員がスムーズに移行できるよう、操作が直感的で分かりやすいシステムを選んだり、導入時に十分な研修やマニュアル整備を行ったりするなどのサポート体制が不可欠です。

取引先の理解と協力が不可欠

受発注業務は、自社だけで完結するものではありません。ペーパーレス化を進めるには、発注側である取引先の協力が必須です。すべての取引先がデジタル対応に前向きとは限らず、中には従来のFAXや電話での発注を希望する企業もあるでしょう。
一方的にシステム導入を押し付けるのではなく、取引先にとっても発注作業が楽になる、ミスが減るなどのメリットを丁寧に説明し、理解を得る努力が必要です。

受発注業務をペーパーレス化する具体的な方法

ペーパーレス化を実現するには、いくつかの方法があります。自社の状況や目的に合わせて、最適な手段を選択しましょう。

OCR（光学的文字認識）の活用

OCRとは、スキャナやスマホのカメラで紙の書類を画像化し、その文字情報を認識してテキストデータに変換する技術です。紙で受け取った注文書をOCRで読み取りデータ化することで、システムへの入力作業を自動化できます。
ただし、FAXの場合は結局、紙の注文書で受注対応を行うため、OCRの活用だけでは完全なペーパレス化にはなりません。

ペーパーレスFAXの導入

ペーパーレスFAXは、受信したFAXを紙で印刷せず、直接パソコンやサーバーで受け取り、電子データとして保存する仕組みです。
これにより、FAX確認のために出社する必要がなくなり、印刷コストや受け取った書類の管理の手間を削減できます。受信したFAXデータにパソコン上で直接文字やスタンプを追記して返信することも可能です。

受発注システムの導入

最も根本的かつ効果的な方法が、受発注システムの導入です。受発注システムとは、Webサイトを通じて注文の受付や管理、出荷までのプロセスを一元管理できる仕組みのことです。
発注側はWebブラウザから24時間いつでも注文でき、受注側は注文データが自動でシステムに登録されるため、手作業が大幅に削減されます。取引先ごとの価格設定や、在庫状況のリアルタイム表示など、BtoB取引特有の複雑な要件に対応したシステムも多く存在します。

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受発注システム導入でペーパーレス化を成功させる手順

受発注システム導入の成功の秘訣は、計画的に進めることです。以下の5つのステップに沿って進めましょう。

手順1：現状の課題と導入目的の明確化

まず、「なぜペーパーレス化するのか」を明確にします。「入力ミスを削減したい」「残業時間を減らしたい」「DXを推進したい」など、現場の担当者にヒアリングを行い、現状の業務フローにおける課題を洗い出しましょう。

この目的が明確でないと、最適なシステムを選ぶことができず、導入したとしても運用がうまくいかなくなってしまいます。

手順2：必要な機能の洗い出しとシステム選定

目的を達成するために、システムにどのような機能が必要かを整理します。「取引先ごとに価格を変えたい」「基幹システムとデータを連携させたい」「取引先の手間を考え、Web上で発注できるようにしたい」など、必要な機能をリストアップし、優先順位をつけましょう。
また、このタイミングで予算も考慮しておきましょう。機能面の優先順位と予算を照らし合わせたうえで、複数のシステムを比較検討し、自社の要件に最もマッチしたものを選定します。

手順3：取引先への説明と協力依頼

システムの導入には、取引先の協力が不可欠です。新しい発注方法への変更は、取引先にとっても負担になる可能性があります。
「24時間いつでも発注できる」「発注履歴を確認できる」「ミスがなくなる」といった、システムの導入による取引側のメリットもしっかりと伝え、理解と協力を得られるように努めましょう。

手順4：スモールスタートで導入し効果を検証

いきなり全ての取引先や部門でシステムを導入するのではなく、まずは協力的な一部の取引先や特定の部門で試験的に導入（スモールスタート）することをおすすめします。
実際に運用する中で出てきた課題や改善点を洗い出し、本格導入の前に修正することで、導入後のトラブルを最小限に抑えることができます。

手順5：本格導入と社内教育の実施

スモールスタートで効果が確認できたら、いよいよ本格導入です。全社的に展開する前に、まずは担当者向けの操作マニュアルを整備し、研修会を実施しましょう。
システムの使い方だけでなく、トラブル発生時の対応フローなども事前に決めておくことで、スムーズな運用開始が可能になります。

【事例紹介】ペーパーレス化による成功事例

実際に受発注業務をWebで行えるBtoB ECを導入し、ペーパーレス化に成功した企業の事例を紹介します。

まとめ

本記事では、受発注業務のペーパーレス化について、その背景からメリット、具体的な導入手順までを解説しました。
受発注業務のペーパーレス化は、単なるコスト削減や業務効率化に留まらず、多様な働き方への対応や、企業の競争力強化に不可欠な取り組みです。自社の課題を正しく把握し、適切なツールを選び、計画的に導入を進めることで、その効果を最大限に引き出すことができます。
この記事を参考に、非効率な紙の業務から脱却し、より生産性の高い業務環境への第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか？