受発注システムの作り方を解説！エクセルと専用システム導入はどちらが良い？

目次

• 受発注システムとは？
• 受発注システムの作り方3選
• Excelで受発注システムを自作するメリット
• Excelで受発注システムを自作するデメリット
• 専用の受発注システム（SaaSなど）を導入するメリット
• 自社に最適な受発注システムの選び方
• 受発注システムの導入を成功させるための手順
• まとめ：自社の現状と将来を見据え受発注システムを選ぼう

受発注システムとは？

受発注システムとは、企業間（BtoB）の取引で発生する商品の注文（発注）と、その注文を受けること（受注）に関する一連の業務を電子化し、一元管理するための仕組みです。これにより、手作業で行っていた多くのプロセスを自動化し、受発注業務の効率と正確性を飛躍的に向上させることができます。

受注業務と発注業務の基本的な流れを理解する

受発注業務は、大きく「受注側（売り手）」と「発注側（買い手）」の2つの視点から成り立っています。

受注側（売り手）の業務	発注側（買い手）の業務
見積書の作成	見積もりの依頼
注文書の受領と内容の登録	注文書の作成・送付
在庫確認・納期連絡	商品の受け取り・検品
出荷・納品	仕入代金の支払い
請求書の発行	領収書の受領・保管

これらの業務は相互に関連しており、ひとつのミスが連鎖的に影響を及ぼす可能性があります。たとえば、受注側（売り手）で注文内容の入力ミスがあった場合、誤った商品の発送につながり、結果として取引先の信頼を損なうことになります。また、発注側（買い手）で注文内容のミスがあった場合でも、その訂正などの処理で受注側に大きな負担がかかることも少なくありません。

なぜいま、受発注システムの導入が必要なのか？

現代のビジネス環境では、スピードと正確性がこれまで以上に求められ、あらゆる業務のDX推進が叫ばれています。アナログな手法では、人的ミスを完全になくすことは難しく、業務が特定の担当者に依存する「属人化」も起こりがちです。
受発注システムを導入することで、これらの課題を根本から解決が可能。業務プロセスが標準化され、誰が担当しても同じ品質で作業を進めることができます。さらに、ペーパーレス化によるコスト削減や、テレワークといった多様な働き方への対応も実現しやすくなります。

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受発注システムの作り方3選

受発注システムを導入するには、いくつかの方法が存在します。それぞれの特徴を理解し、自社の規模や予算、解決したい課題に合わせて最適な方法を選択することが重要です。

Excelやスプレッドシートで自作する方法

多くの企業で既に導入されているMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートを活用して、受発注管理（とくに受注管理）の仕組みを自作する方法です。関数やマクロを駆使して、入力フォームや管理台帳を作成します。テンプレートを利用すれば、比較的容易に作成を開始できるでしょう。コストをかけずに始められる手軽さが最大の魅力です。

Accessなどのデータベースソフトで構築する方法

Microsoft Accessのようなデータベースソフトウェアを使えば、Excelよりも大量のデータを安定して扱えるシステムを構築できます。データの関連付けや検索、集計機能に優れており、より本格的な管理が可能です。ただし、構築にはデータベースに関する専門的な知識が必要となる場合があります。

ITベンダーに開発を依頼するかSaaSを導入する方法

最も高機能で拡張性が高いのが、専門のITベンダーに依頼して自社専用のシステムを開発する「フルスクラッチ」や、クラウド上で提供される既製のサービスを利用する「SaaS（Software as a Service）」の導入です。とくにSaaS型の受発注システムは、初期費用を抑えながら短期間で導入でき、常に最新の機能を利用できるため、近年多くの企業で採用が進んでいます。

Excelで受発注システムを自作するメリット

手軽に始められるExcelでの管理システムは、多くの企業にとって魅力的なメリットがあります。コストを抑えたい、まずはスモールスタートで試したい場合に適しています。

メリット	具体的な内容
低コスト	新規のソフトウェア購入が不要で、初期投資を抑制できる。
操作性	多くの従業員が使い方に慣れており、教育コストが低い。
柔軟性	自社の業務内容に合わせて、項目や機能を自由にカスタマイズ可能。

低コストでシステムを構築できる

最大のメリットは、導入コストをほとんどかけずに始められる点です。多くの企業ではすでにMicrosoft Officeが導入されているため、新たなソフトウェア購入費用が発生しません。初期投資を抑えたい中小企業や個人事業主にとって、これは大きな利点となります。

慣れた操作性で誰でも扱いやすい

Excelは日々の業務で使い慣れている従業員が多く、操作方法の習得にかかる時間や教育コストを削減できます。新しいシステムの導入に対する心理的なハードルも低く、スムーズに運用を開始しやすいでしょう。

自社の要望に合わせて柔軟にカスタマイズできる

自社の業務フローに合わせて、管理項目や計算式を自由に追加・変更できる点も魅力です。必要な機能を自社の手で作り上げていくことができるため、独自の運用ルールにも柔軟に対応可能です。

Excelで受発注システムを自作するデメリット

手軽さの裏で、Excelでの自作には事業規模の拡大とともに顕在化するデメリットも存在します。長期的な運用を視野に入れると、これらの課題が業務の足かせとなる可能性があります。

人的ミスやヒューマンエラーが発生しやすい

データ入力が基本的に手作業となるため、入力ミスや数式のコピーミスといったヒューマンエラーが発生しやすい構造的な問題を抱えています。ひとつの間違いが在庫の差異や請求金額の誤りにつながり、大きな損害を招くリスクがあります。

複数人でのリアルタイムな情報共有が難しい

Excelファイルは、基本的に複数人での同時編集には向いていません。他の人がファイルを開いていると編集できなかったり、どれが最新のファイルか分からなくなったりと、情報共有の面で大きな課題があります。これにより、業務の遅延や二重入力といった非効率が生じます。

データ量の増加で動作が重くなる

Excelファイルは、基本的に複数人での同時編集には向いていません。他の人がファイルを開いていると編集できなかったり、どれが最新のファイルか分からなくなったりと、情報共有の面で大きな課題があります。これにより、業務の遅延や二重入力といった非効率が生じます。

システムの管理が属人化しやすい

高度な関数やマクロを組んでシステム化した結果、そのファイルを作成した担当者しか修正やメンテナンスができない「属人化」に陥りがちです。その担当者が退職や異動をしてしまうと、システム全体が機能不全に陥るリスクを抱えることになります。

そもそも発注側（買い手）の注文方法は変わらない

Excelで受発注システムを自作したとしても、管理できるのは受注したあとの処理のみです。発注側（買い手）は従来通り、電話やFAX、メールなどで注文するため、注文書の受領作業も残り、根本的な業務改善には繋がりにくい可能性があります。

専用の受発注システム（SaaS型など）を導入するメリット

Excelでの管理に限界を感じ始めた企業にとって、専用の受発注システムは強力な解決策となります。業務の自動化と標準化により、Excelのデメリットを払拭し、ビジネスを次のステージへと進めることができます。

メリット	具体的な内容
効率化	受注から請求までのプロセスを自動化し、作業時間を大幅に短縮。
正確性	システムによる入力補助機能で、人的ミスを根本的に防止。
利便性向上	24時間注文受付が可能になり、顧客満足度と売上が向上。
データ活用	リアルタイムな販売データに基づき、迅速な経営判断を支援。

業務全体の効率を大幅に向上させる

受注から請求書発行までの一連のプロセスを自動化できるため、手作業による入力の手間が大幅に削減されます。従業員は単純作業から解放され、より付加価値の高い他の業務に集中できるようになります。

人的ミスを防止し業務の正確性を高める

Web上の入力フォームを利用したり、商品マスタから品目を選択したりすることで、入力ミスそのものを減らす仕組みが備わっています。これにより、誤発注や請求ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性が格段に向上します。

受注側と発注側双方の利便性が向上する

受注側は24時間365日いつでも注文を受け付けることが可能になり、販売機会の損失を防ぎます。また、発注側もPCやスマホで、いつでもどこでも発注でき、過去の注文履歴からの再発注も簡単に行えます。受注側・発注側の双方にとって利便性の向上が実現できます。

リアルタイムなデータで経営判断を迅速化する

売上や受注状況などのデータがリアルタイムでシステムに反映され、いつでも最新の経営状況が把握できます。このデータを分析することで、売れ筋商品の把握や需要予測が可能になり、データに基づいた迅速な経営判断ができます。

自社に最適な受発注システムの選び方

数ある受発注システムの中から、自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。見た目の機能だけでなく、自社の課題解決に直結するかどうかを見極めることが成功の鍵です。

まずは自社の業務課題を明確にする

システム導入を検討する最初のステップは、現状の業務フローを洗い出し、「どこに」「どのような」課題があるのかを具体的に把握することです。 たとえば、「転記作業に時間がかかりすぎている」「受注内容の入力ミスによるクレームが多い」といった課題をリストアップし、それぞれに優先順位をつけましょう。

導入・運用費用が予算内に収まるか確認する

受発注システムには、初期費用と月額費用がかかります。とくにフルスクラッチで構築する場合は、1000万円を超える初期費用がかかることもあります。
自社で確保できる予算をあらかじめ設定し、その範囲内で導入可能なシステムを選定することが重要です。機能の豊富さだけでなく、費用対効果を十分に検討しましょう。

操作画面が直感的で使いやすいか確認する

毎日使うシステムだからこそ、操作画面の分かりやすさは非常に重要です。ITに不慣れな従業員でも直感的に使えるシンプルなインターフェースかどうか確認しましょう。SaaS型のシステムであれば、無料トライアルで試せるケースも多いので、積極的に活用し、実際に触って確認することをおすすめします。

既存システムとの連携が可能か確認する

すでに会計ソフトや在庫管理システムなどを導入している場合、それらのシステムとデータ連携ができるかどうかも重要なポイントです。スムーズなデータ連携ができれば、会社全体の業務効率をさらに高めることができます。

受発注システムの導入を成功させるための手順

手順1：社内の要求を整理し、目的を明確にする

まず、前述の業務課題に基づき、システムに求める機能を具体的に定義します。「このシステムを導入して、最終的に何を実現したいのか」という目的を社内で共有し、関係者全員のコンセンサスを得ることが、プロジェクト推進の原動力となります。

手順2：社内の要求を整理し、目的を明確にする

ひとつのシステムに絞らず、複数の製品の資料請求やデモを試し、機能や価格、サポート体制などを比較検討します。そのうえで、自社の要件に最も合致するシステムを数社に絞り込み、詳細な検討に進みます。

手順3：導入後の運用フローを構築し、社内に周知する

導入したあとは自社にあった仕様にするため、受発注システムの構築を進めます。同時に新しいシステムに合わせた業務フローを構築し、マニュアルを作成しましょう。
全従業員を対象とした説明会や研修会を実施し、新しい運用方法を徹底的に周知します。導入初期は問い合わせが増えることを見越して、サポート体制を整えておくことも重要です。

手順4：取引先への説明と協力依頼を行う

受発注システムは、自社だけでなく取引先にも利用してもらう必要があります。システム変更のメリットを丁寧に説明し、理解と協力を得ることが不可欠です。操作マニュアルを用意したり、説明会を実施したりするなど、取引先の負担を軽減するための配慮が求められます。

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まとめ：自社の現状と将来を見据え受発注システムを選ぼう

受発注システムの作り方には、Excelによる自作から専用システムの導入まで、様々な選択肢があります。Excelでの自作は低コストで手軽に始められる一方、事業の成長とともに限界が見えてくる可能性もあるものです。専用システムはコストがかかるものの、業務効率、正確性、データ活用の面で大きなメリットをもたらします。
自社の現状の課題と将来の展望を見据え、最適な方法を選択することが、ビジネスを成長させるための重要な鍵となります。本記事が、その一助となれば幸いです。