Excelでの受発注管理は簡単？作り方からメリット･デメリットまで広く解説

受発注業務は、企業の売上に直結する重要なプロセスですが、日々の作業に追われて効率化が後回しになっていませんか。「コストをかけずに、いますぐ業務を改善したい」とお考えの中小企業や個人事業主の方にとって、最も身近なツールであるExcelは非常に有効な選択肢です。

本記事では、Excelを活用した受発注管理の具体的な方法から、そのメリット・デメリット、さらに管理に限界を感じた際の次のステップまで、幅広く解説します。

受発注管理はExcelでもできる？

受発注管理は、専用のシステムを導入しなくても、多くの企業で利用されているExcelで可能です。とくに、事業を始めたばかりの時期や、取引件数がそれほど多くない場合には、Excelが持つ柔軟性と手軽さが大きな力となります。

多くの企業がExcelを選ぶ理由

多くの企業、とくに中小企業や個人事業主が受発注管理にExcelを選ぶ理由は、追加の導入コストがかからず、多くの人が基本的な操作に慣れているからです。

新しいシステムを導入する際の時間的・金銭的コストや、従業員への教育コストを懸念する企業にとって、普段から使い慣れたExcelは最も導入のハードルが低い解決策と言えるでしょう。

導入方法	コスト	操作習熟度	カスタマイズ性
Excel	低い (既に導入済みの場合が多い)	高い (多くの人が利用経験あり)	高い
受発注システム	高い (月額費用や初期費用が発生)	低い (新たな操作学習が必要）	低い (提供範囲内)

Excelで受発注管理を行うメリット

Excelを使った受発注管理には、コスト面や操作性において大きなメリットがあります。
ここでは、具体的な3つのメリットについて解説します。

コストをかけずに始められる

最大のメリットは、低コストで始められる点です。多くの企業では、既にMicrosoft Officeが導入されており、その一部であるExcelを利用するために新たな費用は発生しません。

専用の受発注システムを導入する場合、初期費用や月額利用料がかかるのが一般的ですが、Excelであればコストをかけずに受発注管理の仕組みを構築できます。

操作に慣れているため導入しやすい

Excelは、多くのビジネスパーソンにとって日常的に使われているツールの一つです。そのため、基本的な入力や計算などの操作に慣れている従業員が多く、導入に特別な研修や教育を行う必要がほとんどありません。

これにより、教育コストを削減できるだけでなく、スムーズに新しい管理体制へ移行できます。

自社に合わせて自由にカスタマイズできる

Excelは汎用性が高く、自社の業務フローや管理したい項目に合わせて、自由に管理表をカスタマイズできる点も大きなメリットです。

たとえば、取引先ごとの管理項目を追加したり、商品ごとにシートを作成したりと、ビジネスの状況に応じて柔軟にフォーマットを変更できます。関数やマクロを活用すれば、定型的な作業を自動化することも可能です。

Excelで受発注管理を行うデメリット

手軽で便利なExcelですが、受発注管理に利用する際にはいくつかのデメリットもあります。
これらの課題をあらかじめ理解しておくことで、将来的な問題に備えることができます。

デメリット	具体的な問題点
属人化・共有の難しさ	特定の担当者しか修正できず、同時編集ができないため作業効率が下がる。
ヒューマンエラー	手入力による転記ミスや、数式を誤って削除してしまうミス。
リアルタイム性の欠如	最新情報の共有が遅れ、部署間の連携ミスにつながる。
処理速度の低下	データが蓄積されることでファイルの動作が重くなり、作業に支障をきたす。

属人化しやすく共有が難しい

関数やマクロを駆使して高度な管理表を作成した場合、その作成者でなければメンテナンスや修正が難しくなる「属人化」が起こりやすくなります。

また、ファイルをサーバーで共有しても、基本的には複数人が同時に編集することはできません。そのため、誰かがファイルを開いていると他の人は閲覧しかできず、作業の待ち時間が発生してしまいます。

入力ミスや数式エラーが起こりやすい

受発注管理では、注文内容を手作業でExcelに転記する作業が発生します。この手入力のプロセスでは、数量や金額の打ち間違いといったヒューマンエラーが起こるリスクが常に伴います。

また、意図せず数式が入力されているセルを編集してしまい、計算結果がズレてしまうといったトラブルも起こりがちです。

リアルタイムでの情報共有ができない

FExcelファイルは個々のPCやファイルサーバーに保存されるため、関係者全員が常に最新の情報をリアルタイムで共有することが困難です。

たとえば、営業担当者が外出先で受けた注文を反映するまでにタイムラグが生じ、その間にバックオフィス担当者が古い在庫情報をもとに納期回答をしてしまう、といった連携ミスがおこることもあります。

データ量が増えると動作が重くなる

受発注のデータが蓄積されていくと、Excelファイルの容量は増え続け、次第にファイルの起動やデータ処理の速度が低下します。データが数千行、数万行にもなると、ファイルを開くだけで数分かかったり、入力中にフリーズしたりすることもあり、業務効率が著しく低下する原因となります。

Excelでの受発注管理表の作り方を5ステップで解説

ここでは、実用的な受発注管理表をExcelで作成するための手順を、5つのステップに分けて具体的に解説します。
初心者の方でも、この手順に沿って作成すれば、効率的な管理を始めることができます。

ステップ1：管理に必要な項目を洗い出す

まず、自社の受発注業務において、どのような情報を管理する必要があるかを洗い出します。これが管理表の基礎となります。一般的に、以下のような項目が必要です。

• 基本情報：受注日、発注日、取引先名、担当者名
• 商品情報：商品コード、商品名、単価、数量、小計
• 金額情報：税抜合計、消費税、税込合計金額
• 進捗管理：支払状況（済/未）、出荷状況（済/未）、納期、備考

ステップ2：テンプレートの基本レイアウトを作成する

洗い出した項目を元に、Excelのシートに見出し（タイトル行）を作成します。
1行目に見出し項目を横一列に並べて入力し、見やすくするためにセルの色を変えたり、文字を太字にしたりして装飾しましょう。ウィンドウ枠の固定機能を使えば、データをスクロールしても見出し行を常に表示できるため便利です。

ステップ3：入力を効率化する「プルダウンリスト」を設定する

入力ミスを防ぎ、入力をスピードアップさせるために「プルダウンリスト」を活用します。たとえば、「支払状況」や「出荷状況」の列には、「済」と「未」だけが選択できるように設定します。

これにより、表記の揺れ（例：「済み」「未対応」など）を防ぎ、データを統一して管理することができます。

ステップ4：計算を自動化する「関数」を設定する

手計算や電卓での計算はミスの元です。Excelの関数を使って、計算を自動化しましょう。

たとえば、「小計」の列には「=単価*数量」、「税込合計金額」の列には「=税抜合計+消費税」といった数式をあらかじめ入力しておくことで、単価と数量を入力するだけで金額が自動的に計算されます。

ステップ5：複数人利用のための運用ルールを定める

複数人で同じ管理表を使用する場合は、事前に運用ルールを明確に定めておくことが不可欠です。

たとえば、「新しい注文は必ず最下行に追加する」「関数が入力されているセルは編集しない」「ファイル更新後は必ず上書き保存する」といった基本的なルールを決めて共有することで、混乱やデータの破損を防ぐことができます。

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受発注管理を効率化するExcelの便利機能

基本的な管理表が作成できたら、次に関数を活用してさらに業務を効率化しましょう。
ここでは、とくに受発注管理で役立つ3つの便利な関数を紹介します。

VLOOKUP関数で商品情報を自動入力する

VLOOKUP関数は、指定した範囲から特定のデータに対応する値を取り出すことができる関数です。事前に商品コードと商品名、単価をまとめた「商品マスタ」シートを作成しておけば、受発注管理表で商品コードを入力するだけで、対応する商品名と単価が自動的に表示されるようになります。

これにより、入力の手間を大幅に削減でき、商品名の入力ミスも防げます。

IF関数で在庫状況やステータスを自動判定する

IF関数は、設定した条件が満たされているかどうかに応じて、表示する内容を自動で切り替えることができる関数です。

たとえば、「納期が入力されていれば『出荷済』、空欄なら『未出荷』と表示する」といった条件を設定できます。これにより、進捗状況が一目でわかるようになり、対応漏れの防止にもに役立ちます。

COUNTIF関数で特定の注文件数を集計する

COUNTIF関数は、指定した範囲の中から、特定の条件に一致するセルの数を数えることができる関数です。

たとえば、取引先ごとの注文件数や、「未出荷」ステータスの案件がいくつあるかを自動で集計できます。これにより、全体の業務量や緊急に対応すべき案件数を素早く把握することができます。。

無料で使える受発注管理Excelテンプレート

一から自分で作成するのが難しい方や、時間がないという方のために、インターネット上には無料で利用できるExcelのテンプレートが数多く公開されています。これらを活用するのも賢い方法です。

シンプルな受発注管理表テンプレート

まずは基本的な項目だけがまとめられた、シンプルなテンプレートから試してみるのがおすすめです。実際に使ってみて、自社に不要な項目を削除したり、必要な項目を追加したりしてカスタマイズすることで、最適な管理表を作成できます。

在庫管理機能付きのテンプレート

受発注管理と同時に在庫管理も行いたい場合は、在庫管理機能が付いたテンプレートが便利です。受注データを入力すると、自動的に在庫数が変動する仕組みになっており、在庫の過不足をリアルタイムで把握できます。これにより、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫のリスクを低減できます。

Excelでの管理に限界を感じたら考えるべきこと

ビジネスが成長し、取引量が増えてくると、Excelでの管理に限界を感じる時が来ます。

手入力の多さが原因の膨大な業務量や人為的ミス、ファイルの動作が重さ、同時編集ができない非効率性などの問題が顕著になったら、次のステップを検討するタイミングです。

Googleスプレッドシートへの移行を検討する

Excelの操作感はそのままに、デメリットの一部を解消できるのがGoogleスプレッドシートです。

最大の利点は、複数人で同時に編集でき、変更がリアルタイムに全ユーザーへ反映される点です。これにより、部署間の情報共有がスムーズになります。

受発注管理システムの導入を検討する

根本的な課題解決を目指すなら、専用の受発注管理システムの導入が最も効果的です。受注から請求、在庫管理までを一元管理し、多くの手作業を自動化できるため、ヒューマンエラーを劇的に削減できます。

最近では、中小企業向けに低コストで導入できるクラウド型のシステムも増えています。Excel管理のデメリットが事業の成長を妨げていると感じた場合は、システムの導入を本格的に検討しましょう。

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まとめ

Excelは、コストをかけずに受発注管理を始めるための強力なツールです。

本記事で紹介した作り方や便利な関数を活用すれば、日々の業務を大幅に効率化できるでしょう。しかし、事業の拡大に伴いExcel管理の限界が見えてきた場合は、Googleスプレッドシートや専用システムへの移行を視野に入れることが、さらなる成長の鍵となります。