2023年10月から施行されたインボイス制度。適格事業者登録をはじめ、各種帳票への事業者番号の記載など、バタバタしつつも「ひとまず間に合った･･･」という事業者さまも多いのではないでしょうか？

その一安心も束の間、2024年1月からは電子帳簿保存法の施行が始まります。
しかし、インボイス制度に関しては対応が完了しているものの、電子帳簿保存法の対応にはまだまだ課題が残っている事業者さまが多いのが現実です。

1.　電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法(以下、電帳法)とは、各税法で保存が義務付けられている帳簿･書類を電子データで保存する際のルールなどを定めた法律です。実は、法律自体は1998年から施行されており、何度か改正もされています。

近年になり、電帳法が話題となった要因として、2022年1月から施行された改正電帳法の中に、「電子取引」に関するデータ保存の定義が盛り込まれたことが関係しています。

＜電子帳簿保存法の主な保存区分＞

①電子帳簿等保存

「電子的に作成した帳簿･書類をデータのまま保存」することです。
具体的にいうと、自分がパソコンで作成した帳簿や決算関係書類などを、そのまま「電子データとして保存」することを指します。
基本的には、取引先から受け取る帳票では無く、自社で作成した国税関係帳簿や決算関係帳簿がこの保存区分に該当します。

②スキャナ保存

「紙で受領･作成した書類を画像データで保存」する事です。
具体的に言うと、自社で作成･または取引先から紙媒体で受け取った請求書や領収書などを、スキャニングして電子データとして保存する事です。

③電子取引データ保存

「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。
具体的には、領収書や請求書などの情報をデータでやり取りした場合は「電子取引」に該当し、そのオリジナルデータをそのまま保存しておかなければならないという事です。

2.　対応するためには

ここでポイントとなるのが、③電子取引データ保存についてです。

改正電帳法が施行された2022年1月時点では、多数の事業者において、電子的に授受した領収書や請求書をプリントアウトし、紙媒体として保存しているケースがほとんど。

「そんな突然言われても対応できるワケ無いじゃん･･･」ということで、法対応への猶予期間として、2022年1月～2023年12月末までの2年間で行われた電子取引の帳票については、従来通りプリントアウトしての保存が認められていました。しかし、その猶予期間もいよいよ終了･･･。

つまり、2024年1月以降については、上記で紹介した保存区分に則り、電子的に授受した取引情報をデータで保存しなければならないという事です。

では、企業間取引においてあなたが帳票･各種書類を発行すると仮定し、それぞれの媒体において電帳法に対応するための方法をご紹介します。

(1)　帳票を紙媒体で発行する場合

■ 紙のまま保存･管理する

紙媒体で発行した帳票を、全て紙のまま保管する方法です。
一見手間も掛からず簡単そうに感じられますが、全ての帳票･書類を7年間保存することが義務付けられているため、紙の印刷や保管場所の確保にかかるコストを考慮する必要があります。

■ スキャニングして電子データとして保存･管理する

紙媒体で発行した帳票を、スキャニングして電子データとして保管する方法です。
この場合、保管する際の要件として「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにする検索機能の確保に加え、保存した電子データの真実性の担保(※)が必要となり、それらに対応するための要件を満たしたシステム及び機器を別途用意する必要があります。

(※詳細はⅡ 適用要件【基本的事項】｜国税庁をご確認ください。)

(2)　帳票を電子データで発行した場合

■ 専用ストレージに保管する

領収書や請求書といった、従来紙でやりとりをしていた際に保存をしなければならなかった帳票を電子データでやりとりした場合、それらは全て「電子取引」に該当するため、そのデータそのものをそのまま保管する必要があります。
この場合もスキャニング保存同様に、データの保管場所を用意する必要があることに加え、検索機能の確保とデータの真実性の確保が必要となり、それらに対応するための保管システムを別途用意しなければなりません。

■ 電帳法に対応したシステムを導入する　★オススメ

帳票を発行する際のシステムとして、最初から電帳法に対応したものを導入する方法です。この方法であれば、請求書や領収書などの保存が必要な書面の発行業務を効率化することに加え、それらの保存に関する要件も全てクリアすることが出来ます。

3.「Bカート掛け払い」なら電帳法に即対応&業務効率化も！

帳票の発行･保存に関して、様々な要件が複雑に絡み合った電帳法。
これらをしっかりと理解し、それ専用のシステムを探し、帳票の取り扱いに関する社内規定も改めて･･･となると、かなりの工数がかかってしまいます。

そこで、これらの課題を全てまるっと解決できる方法をご紹介。

企業間取引において、物販を行っている事業者様であれば、「Bカート掛け払い」を導入することで電帳法に対応し、かつ「Bカート」を同時導入することで受注業務の効率化も行うことができます。

■　Bカート掛け払いとは？

インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応したBカート公式 BtoB決済サービスです。
Bカートユーザーが運営する自社ECサイト上で掛売りをする際に生じる与信審査、請求書発行・送付、入金管理までの一連の請求・決済業務を代行します。

＜このようなお悩みに対応＞

・自社請求書発行分の電子帳簿保存法/インボイス制度への対応
・新規･小口取引先の開拓における与信と支払い手段の拡充
・デジタル化で営業/経理の業務負荷削減
・Bカートとの同時導入で、受注から請求･回収までを完全自動化

■　Bカートとは？

運営実績No.1(※日本ネット経済新聞社調べ)のBtoBの受発注業務をクラウド化するカートサービスです。
導入実績1500社超、延べ60万社超の法人及び事業者の取引にご利用いただいております。本格的なBtoB-EC・Web受発注システムが、月額9,800円～、即日でスモールスタートできるサービスです。

▼Bカート
　https://bcart.jp/

4.　Ｂカート掛け払いで選べる2つのプラン

Bカート掛け払いでは、利用用途に合わせた２つのプランをご用意しております。

■ プラン比較

Bカート掛け払い	Bカート掛け払い 請求代行プラン
与信審査･請求書発行･入金管理･督促業務など、 請求にまつわる全ての業務を代行	請求書発行･入金管理のみを代行
【ご利用シーン】	【ご利用シーン】
・新規顧客との取引にも掛売りを取り入れたい 　・与信審査をアウトソースしたい 　・売掛金の未回収リスクを回避したい	・既存顧客との取引に 　・Bカートや基幹システムから請求書を発行している 　・インボイスや電帳法に対応したい
▼　Bカート掛け払い 詳しくはコチラ	▼　Bカート掛け払い　請求代行プラン 詳しくはコチラ

■ サービス提供範囲の違い

5.　さいごに

最後までお読みいただき、ありがとうございます！

複雑な要件が絡まりあった電子帳簿保存法。
法律としてまだまだ未確定な部分が多く、今後も少しずつ要件が変化していく可能性を孕んでいます。
しかし、要件が変わるたびに細かくチェックし自社で対応をしていくのは難しいかもしれません。

Bカート掛け払いであれば、そんな要件にもバッチリ対応いたします◎

電帳法への対応を機に、「Bカート」&「Bカート掛け払い」のW導入を検討してみてください！