受発注システムの導入で業務効率化！主な機能やメリット・デメリットをわかりやすく解説

電話やFAX、メールでの受発注業務に、「時間がかかる」「ミスが多い」といった課題を感じていませんか？これらの課題を解決し、業務を大幅に効率化するのが「受発注システム」です。

この記事では、受発注システムとは何か、その基本的な機能から導入のメリット、失敗しないための選び方までを分かりやすく解説します。

受発注システムとは？

受発注システムとは、企業間で行われる商品の受注や発注に関する一連の業務を、デジタル化して一元管理するシステムのことです。電話、FAX、メールなど複数の手段で行われている複雑なやり取りを一つのプラットフォームに集約し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

アナログな受発注業務をデジタル化する仕組み

従来の電話やFAXによる受発注業務は、聞き間違いや手作業での入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすいという課題がありました。また、担当者不在の際に業務が滞ってしまう「属人化」も問題視されています。

それらの課題をまとめて解決するのが、受発注システムの導入です。
受発注システムの導入により、発注側はWeb上の専用画面から24時間いつでも注文でき、受注側は受け取った注文データを直接「販売管理システム」などに取り込めるようになります。手作業によるミスや業務の属人化を防ぎ、スムーズな取引が実現するのです。

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受注管理システムとの違い

受発注システムと混同されやすいものに「販売管理システム」があります。
両者の最も大きな違いは、システムの利用者と目的です。

販売管理システムは、主に受注側の業務効率化を目的としています。一方で受発注システムは、受注側だけでなく発注側の利便性も高め、取引全体のプロセスを円滑にすることを目的としています。

受発注システムの主な機能

受発注システムには、日々の煩雑な業務を自動化･効率化するための多彩な機能が必要です。
単に1つのサービスのみで受注業務を効率化するだけでなく、複数のサービス群を組み合わせてシステム化することで、受発注にまつわるさまざまな業務を効率化することが可能です。

ここでは、受発注システムに欠かせない代表的な5つの機能について解説します。

受注情報を一元管理する受注管理機能

Webサイトやメール、FAXなど、さまざまな経路からの注文情報をシステム内に集約し、一元管理する機能です。いつ、誰から、どの商品が、いくつ注文されたのかをリアルタイムで把握できます。

これにより、注文の見落としや二重処理といったミスを防ぎ、正確な対応が可能になります。

正確な発注を実現する発注管理機能

発注側がPCやスマートフォンから専用画面にログインし、必要な商品を簡単に注文できる機能です。

過去の注文履歴からの再発注や、商品検索機能により、発注作業の手間を大幅に軽減します。発注データはそのまま受注側に送信されるため、電話での言い間違いやFAXの文字の読み間違いといったミスが発生しません。

適正在庫を維持する在庫管理機能

受注データと連携し、商品の在庫数をリアルタイムで管理する機能です。

受注が入ると自動で在庫が引き当てられ、常に最新の在庫状況を把握できます。在庫切れによる販売機会の損失や、過剰在庫による保管コストの増大を防ぎ、適正な在庫レベルを維持することが容易になります。

ミスなく請求処理を行う請求管理機能

注データや納品情報をもとに、請求書を自動で作成・発行する機能です。

取引先ごとの締め日に合わせて自動で請求書を発行し、メール送付や郵送代行まで行うことができるシステムもあります。手作業による金額の入力ミスや請求漏れがなくなり、経理業務の負担を大幅に軽減します。

他システムと連携する外部連携機能

販売管理システムや会計ソフト、倉庫管理システム（WMS）など、社内で利用している他の基幹システムとデータを連携させる機能です。

たとえば、受発注システムで受けた注文データは、自動で販売管理システムに反映させることができれば、常に最新の売上データを確認することができるようになります。部署ごとに使用しているシステムが違う場合は、そのシステムごとにデータを二重入力する手間を省くことができ、企業全体の生産性が向上します。

受発注システムを導入する4つのメリット

B受注側企業が受発注システムを導入すると、単に業務が楽になるだけでなく、企業経営そのものに多くのプラスの効果をもたらします。
ここでは、代表的な4つのメリットを紹介します。

メリット1：受発注業務の負担を大幅に軽減できる

最大のメリットは、業務効率の大幅な向上です。電話対応やFAXの確認・入力、メールの転記といった手作業が自動化されることで、担当者は煩雑な事務作業から解放されます。

これにより、これまで受発注業務に費やしていた時間を、顧客対応や商品企画といった、より付加価値の高い業務に充てられるようになります。

メリット2：人的ミスをなくし顧客満足度を向上

電話での聞き間違いやFAXの読み間違い、手作業での入力ミスといったヒューマンエラーは、納期や配送先を間違えてしまう、誤った商品を納品してしまうなどのトラブルに直結し、顧客からの信頼を大きく損なう原因となります。システムを介してデジタルで情報をやり取りすることで、これらの人的ミスを根本からなくすことができます。正確かつ迅速な対応は、顧客満足度の向上にも繋がります。

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メリット3：ペーパーレス化でコストを削減できる

従来FAXや郵送でやり取りしていた注文書や請求書を、受発注システムによってデジタル化することで、ペーパーレス化が実現します。

これにより、紙代や印刷代、インク代、郵送費といった直接的なコストを削減可能です。また、書類を保管するためのファイルやキャビネットも不要になり、オフィスのスペースを有効活用できます。

メリット4：データを一元管理し経営判断に活かせる

システムには、取引先ごとの受注金額や商品別の販売数量といったデータが蓄積されていきます。これらのデータを分析することで、「どの商品がよく売れているか」「どの取引先からの注文が多いか」といった傾向を正確に把握できるようになります。

データに基づいた客観的な分析は、需要予測や在庫の最適化、効果的な販売戦略の立案など、迅速な経営判断に役立ちます。

受発注システム導入前に知るべきデメリットと注意点

受発注システムは多くのメリットをもたらしますが、導入を成功させるためには事前に理解しておくべき注意点も存在します。

デメリット1：導入・運用にコストが発生する

受発注システムの導入には、初期費用や月額の利用料がかかります。システムの提供形態（クラウド型かオンプレミス型か）や機能、利用規模によって費用は大きく異なります。

導入によってどれだけの業務が効率化され、どのくらいのコストが削減できるのかを事前に試算し、費用対効果を慎重に検討しましょう。

デメリット2：取引先の協力が不可欠になる

受発注システムは、自社（受注側）だけでなく取引先（発注側）にも利用してもらうことではじめて、その効果があります。そのため、取引先に対して、新しいシステムへの切り替えをお願いする必要があるのです。なかには、「従来のFAXや電話の方が楽だ」と感じる取引先もいるかもしれません。システムの導入メリットを丁寧に説明し、理解と協力を得ることが成功の鍵となります。

デメリット3：社内での運用ルールの定着が必要になる

新しいシステムを導入すると、これまでの業務フローががらりと変化します。そのため、システムの使い方を覚えるだけでなく、社内での新しい運用ルールを定め、関係者全員に周知徹底する必要があります。

スムーズに新体制へ移行するためには、操作マニュアルの整備や勉強会の実施など、社内での定着を支援する取り組みが求められます。

失敗しない受発注システムの選び方

自社に最適な受発注システムを選ぶためには、いくつかの重要なポイントがあります。
以下の5つの観点から、複数のシステムを比較検討しましょう。

自社の業務フローに適合するか確認する

最も重要なのは、自社の商習慣や業務フローに合ったシステムを選ぶことです。

たとえば、業界特有の複雑な価格設定や取引条件に対応できるか、現在使用している販売管理システムとスムーズに連携できるかなどを確認しましょう。パッケージ製品で対応できない場合は、柔軟なカスタマイズが可能なシステムの導入を検討する必要があります。

取引先が使いやすいシステムか確認する

取引先がスムーズに利用できなければ、システムへの移行は進みません。ITに不慣れな担当者でも直感的に操作できるか、分かりやすいデザインか、といった「使いやすさ」は非常に重要です。また、スマートフォンやタブレットからの発注に対応しているかも、利便性を高める上で重要なポイントです。

費用対効果が見合っているか確認する

システムの価格だけでなく、導入によって得られる効果を総合的に判断することが大切です。たとえ月額費用が安くても、機能が不十分で業務効率化が進まなければ意味がありません。システムの導入によって「どれだけの作業時間が削減できるか」「どれだけのコストが削減できるか」を具体的に算出し、投資に見合うリターンがあるかを評価しましょう。

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セキュリティ対策は万全か確認する

受発注システムでは、取引先の情報や価格情報といった機密データを扱います。情報漏洩などのセキュリティインシデントは、企業の信用を大きく損ないます。そのため、通信の暗号化、IPアドレスによるアクセス制限、不正アクセス監視など、堅牢なセキュリティ対策が講じられているかを必ず確認してください。

導入後のサポート体制を確認する

システム導入後も、操作方法に関する疑問や万が一のトラブルは発生するものです。そのような場合に、電話やメールですぐに相談できるサポート体制が整っているかは、安心してシステムを運用する上で非常に重要です。導入時の設定支援や、社内向け勉強会の実施など、手厚いサポートを提供しているベンダーを選ぶと良いでしょう。

受発注システムの導入事例

実際に受発注システムを導入した企業は、どのような成果を上げているのでしょうか。
ここでは、3つの業界の成功事例を紹介します。

受発注システムの導入に関するよくあるご質問（FAQ）

受発注システムの導入を検討する上で、多くの担当者様や経営者様が抱く疑問についてQ&A形式でお答えします

まとめ

本記事では、受発注システムの基本的な概念から、その機能、導入のメリット、そして失敗しないための選び方までを解説しました。

受発注システムは、単なる業務効率化ツールにとどまらず、人的ミスの削減、コスト削減、そして顧客満足度の向上を実現し、企業の競争力を高めるための強力な武器となります。自社の課題を明確にし、本記事で紹介したポイントを参考に、最適なシステム導入を検討してみてください。